Dateivorbereitungstool

Das Dateivorbereitungstool unterstützt Sie beim Erstimport von Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern sowie beim Schuljahreswechsel. Es prüft die Importdateien auf Fehler, bevor Sie sie hochladen. So vermeiden Sie Probleme beim Import bzw. beim Schuljahreswechsel.

Die 3 Funktionen des Tools

  • Statuswechsel vorbereiten
    Das Tool bereitet die Zugehörigkeit zur Organisation vor
    → Wer gehört noch dazu? Wer nicht mehr?
  • Benutzergruppen anpassen
    Das Tool hilft Ihnen beim Umgang mit
    • Abgängen (Schüler verlassen die Schule)
    • Zugängen (Neue Schülerinnen und Schüler kommen hinzu)
    • Befristeten Lerngruppen (zeitlich begrenzte Gruppen)
  • Fehleranalyse
    Das Tool prüft die Importdatei auf Fehler, bevor Sie sie hochladen
    → So vermeiden Sie Probleme beim Import!

Vorgehensweise beim Erstimport

Erstimport

Vorgehensweise beim Schuljahreswechsel

Schuljahreswechsel

Mögliche Fehler während der Nutzung des Tools

mögliche Fehler

Vorgehensweise beim Erstimport

  • Das Dateivorbereitungstool unter https://tools.schulcampus-rlp.de/import öffnen.
  • Wählen Sie die jeweilige Benutzergruppe „Lehrkräfte“ oder „SchülerInnen“ aus. (Der Importvorgang muss getrennt erfolgen.)
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen…“ und wählen Sie die passende CSV-Datei aus.
  • Laden Sie die Datei hoch.
  • Das Tool liefert Ihnen eine direkte Rückmeldung zu eventuellen Fehlern.
Bild eines Fensters zur Dateivorbereitung. Der Reiter „Erstimport“ ist farblich als aktiv gekennzeichnet. Darunter sind Checkboxen für „Lehrkräfte“ und „SchülerInnen“. Ein Eingabefeld fordert dazu auf, die Schuldatei auszuwählen. Ein Hilfe-Button befindet sich oben rechts.

Wichtige Beiträge zum Import

Erster Import mit CSV-Dateien
Aufbau der CSV-Importdatei
CSV-Import durchführen
CSV-Dateien richtig öffnen und speichern

Vorgehensweise beim Schuljahreswechsel

Vorbereitung der Dateien für den Schuljahreswechsel

Zur Vorbereitung der Importdatei für den Schuljahreswechsel im Dateivorbereitungstool benötigen Sie – anders als beim einfachen Import – zwei Dateien:

  • Exportdatei aus dem Bildungsportal (aktuelle Benutzer)
  • CSV-Datei aus edoo.sys RLP (Benutzer für das neue Schuljahr)

Verwendung des Tools

  • Das Dateivorbereitungstool unter https://tools.schulcampus-rlp.de/sjw öffnen.
  • Wählen Sie die jeweilige Benutzergruppe „Lehrkräfte“ oder „SchülerInnen“ aus.
  • Wählen Sie zuerst die entsprechende CSV-Datei aus edoo.sys mit den Daten für das neue Schuljahr indem Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“ klicken.
  • Wählen Sie dann die passende Exportdatei aus dem Bildungsportal mit den Daten des alten Schuljahres.
  • Laden Sie die Dateien hoch.
  • Das Tool liefert Ihnen eine direkte Rückmeldung zu eventuellen Fehlern.
Bild des Dateivorbereitungs-Fensters, wobei nun der Reiter „Schuljahreswechsel/Änderungsimport“ aktiv markiert ist. Es erscheinen zwei Eingabebereiche, jeweils mit einem blauen Kasten versehen: einer für die Datei des neuen Schuljahres und einer für die Exportdatei aus dem alten Schuljahr. Der Hilfe-Button ist weiterhin sichtbar.

Wichtige Beiträge zum Schuljahreswechsel

Schuljahreswechsel
Datenexport aus edoo.sys RLP
Gruppen aus edoosys exportieren
Dublettenprüfung

Mögliche Fehler während der Nutzung des Tools

Dublette

Problem: Ein Schüler ist in der Importdatei doppelt vorhanden.

Bild der Oberfläche des Bildungsportals RLP mit der Fehlermeldung „Die folgenden Konflikte müssen noch gelöst werden!“. Darunter sind zwei Datensätze tabellarisch dargestellt. Im oberen Bereich, unter „Alter Datensatz aus dem Schulcampus“, ist ein blauer Button mit dem Text „dieses Konto zuordnen“ deutlich hervorgehoben. Ein weiterer Button darunter bietet an, ein „weiteres Konto anzulegen“.

Lösung:

  • Option A: Importdatei überarbeiten und den Prozess neu starten
  • Option B: „Dieses Konto zuordnen“ wählen → beide Accounts werden zusammengelegt
  • Spezialfall – Schüler mit gleichem Namen: Nutzen Sie „Weiteres Konto anlegen“ und hinterlegen Sie das Geburtsdatum, um die Schüler unterscheidbar zu machen.

Falsches Dateiformat

Problem: Die beiden verwendeten Dateien haben nicht das CSV-Format.

Bild einer Fehlermeldung auf rosa Hintergrund mit einem Fragezeichen-Icon. Der Text lautet: „Ein Fehler ist aufgetreten. Achten Sie beim Hochladen auf die richtigen Dateien. Die Dateien müssen csv-Dateien sein“. Ein „Zurück“-Link befindet sich am unteren Rand.

Lösung: Beide Dateien als CSV-Datei speichern.

Nur eine Datei hochgeladen

Problem: Es wurde für die Zusammenführung der Dateien für den Schuljahreswechsel nur eine Datei ausgewählt.

Bild einer weiteren rosa Fehlermeldung, die besagt: „Ein Fehler ist aufgetreten. Es müssen zwei Dateien hochgeladen werden.“. Auch hier sind das Fragezeichen-Icon und der „Zurück“-Link vorhanden.

Lösung: Beim Vorbereiten des Schuljahreswechsels über das Dateivorbereitungstool müssen immer 2 Dateien hochgeladen werden.

Falsche Datei für den Import verwendet

Problem: Schüler- und Lehrerdatei wurden verwechselt (z. B. Lehrkräfte-Datei anstatt Schüler-Datei).

Bild einer dritten rosa Fehlermeldung. Der Text lautet: „Ein Fehler ist aufgetreten. Achten Sie beim Hochladen auf die richtigen Dateien. Bei „Lehrkräfte“ muss eine Datei mit Lehrkräften hochgeladen werden, bei „SchülerInnen“ eine Datei mit SchülerInnen.“. Fragezeichen-Icon und „Zurück“-Link sind ebenfalls enthalten.

Lösung: Verwenden Sie nur die für den jeweiligen Import vorgesehenen Dateien:

  • Schülerimport → Schülerdatei
  • Lehrerimport → Lehrerdatei

Fehlende Organisationsnummer

Problem: Es fehlt die Angabe der Organisationsnummer in der Datei (rot markiert).

Bild der Seite zum Schuljahreswechsel mit Schülern. Die Meldung „Ihre Datei kann so nicht verwendet werden“ ist rot markiert. Darunter listet der Bereich „Erkannte Fehler und Probleme“ spezifische Probleme in der Organisation auf. In der Datentabelle darunter ist die Zelle in der Spalte „Organisation“ für den Nutzer „Tanja Test“ rot hervorgehoben. Ein blauer Button zeigt die „Ansicht: Entfernte Personen“.

Lösung: Fehlende Organisationsnummern in der Originaldatei ergänzen. Danach erneut im Tool hochladen.

Tippfehler in der Kopfzeile

Problem: Die erste Zeile (Kopfzeile) in der Import-Datei entspricht nicht den Vorgaben. Das System erkennt die Datei so nicht als Importdatei.

Bild einer Server-Fehlermeldung. Auf dunkelblauem Hintergrund ist zentral der Text „500 | SERVER ERROR“ zu sehen.

Lösung: Überprüfen Sie die Datei auf unbeabsichtigte Änderungen und korrigieren Sie diese. Prüfen Sie auch den Dateityp – ausschließlich UTF-8 verwenden.

Unerlaubte Sonderzeichen (z. B. # oder ,)

Problem: Durch die fehlerhafte Verarbeitung von Umlauten kam es zur unbeabsichtigten Erzeugung von Sonderzeichen. Die werden durch das Tool farblich hervorgehoben.

Bild der Seite zum Schuljahreswechsel, ähnlich wie Bild 7. Die rote Warnmeldung warnt erneut, dass die Datei nicht verwendet werden kann. Der Bereich „Erkannte Fehler und Probleme“ verweist nun auf ungültige Zeichen oder leere Felder bei Nachnamen. In der Tabelle darunter sind die Zellen in den Spalten „Nachname“ für „Tanja“ (Zeile 2) und „Muster,“ (Zeile 3) rot unterlegt.

Lösung: Importdatei bearbeiten und ungewünschte Sonderzeichen entfernen.

Spalten vertauscht oder Pflichtfelder leer

Problem: Einträge in Pflichtfeldern der Import Vorlage (z. B. Name, Vor- und Nachname) wurden vergessen oder sind falsch angeordnet worden. Diese werden rot markiert.

Bild der Seite zum Schuljahreswechsel, wieder mit der roten Warnmeldung. Die erkannten Fehler zeigen ungültige Zeichen oder leere Felder bei Nachnamen an. In der Tabelle sind diesmal die Zellen für den Nachnamen in Zeile 2 und Zeile 3 rot markiert, wobei die Namen selbst nicht ausgefüllt sind.

Lösung:

  • Vorlage für den CSV-Import neu herunterladen
  • Fehlende Einträge ergänzen und Spalten korrigieren
Geändert
5. August 2026
Autor
Annika Pennucci-Grasso
Schlagworte
Schulcampus