Schulmail RLP – Verteilerlisten
Verteilerlisten (manchmal auch Mailinglisten) genannt sind Listen mit einer Vielzahl von zusammengefassten Kontakten. Diese sind Teil eines Adressbuches und werden auch dort verwaltet.
Verteilerlisten einrichten
Um eine Verteilerliste einzurichten Wechseln Sie in die Adressbuch-Ansicht.
dort sehen Sie ihre bisherigen Adressbücher sowie – falls vorhanden – ihre Abonnierten Adressbücher.
Wählen Sie nun auf der linken Seite das Adressbuch aus, in dem Sie eine neue Liste erzeugen wollen. Klicken Sie anschließend auf die +-Neu Schaltfläche und wählen Neue Liste erstellen aus.
Im auf der rechten Seite erscheinenden Fenster können Sie nun der Verteilerliste einen Anzeige-Namen geben.
Gerade wenn Sie für mehrere Personen das Adressbuch pflegen wäre hier eine sorgfältige Benennung und eine eventuelle Beschreibung wichtig!
Anschließend wählen Sie die Mitglieder der Verteilerliste, als die zukünftigen Empfänger aus.
Beenden Sie den Vorgang durch klicken auf Speichern!
Tipp:
Je genauer Sie die Listen benennen, je einfacher wird es sein, den Sinn oder z.B. auch die Aktualität zu erkennen.
Wenn beispielsweise das Lehrkräfte-Team für die Klassenstufe 5 in einer Liste zusammengefasst werden soll, dann geben Sie doch zusätzlich dem Listennamen ein Datum mit:
Klar erkennbar: Team5_202627
Im nächsten Jahr veraltet: Team5
Kontakte zu Listen hinzufügen:
Ein Kontakt muss nur für einen selbst verfügbar sein aber nicht zangsläufig im selben Adressbuch!
So werden auch Kontakte aus dem globalen Adressbuch angeboten, wenn man Mitglieder einer Verteilerliste hinzufügen will.
Verteilerlisten verwenden
Wenn Sie die erstellte Verteilerliste verwenden möchten können Sie wie gewohnt eine E-Mail schreiben.
Wählen Sie dann statt eines einzelnen Account die Liste durch Eingabe des Namens aus und klicken Sie diese an.
Wenn Sie Ihre angelegte Liste ausgewählt haben werden automatisch alle in der Liste befindlichen Adressen als Empfänger übernommen.
Kennen Sie den Unterschied zwischen AN / CC und BCC?
Achten Sie bei der Benutzung von Verteilerlisten bitte darauf, ob die Nennung aller Empfänger sinnvoll oder überhaupt erlaubt ist (Datenschutz!)
Wenn dies nicht der Fall ist nutzen Sie statt der AN-Zeile bitte BCC (Blind-Carbon-Copy). Dies bewirkt, dass die Empfänger sich gegenseitig nicht sehen werden.