Folgende Unterscheidungen sind zu beachten:

Die richtige Reihenfolge

• Zuerst: Schuljahreswechsel mit allen Schülerinnen und Schülern durchführen

• Dann (falls nötig): Schuljahreswechsel mit Lehrkräften durchführen
  Nur erforderlich, wenn Lehrkräfte in lernzeitraumbezogenen Gruppen eingeschrieben sind

Wichtige Regel: Vollständige Liste verwenden

Achtung: Sie müssen immer die komplette Liste aller Schülerinnen und Schüler verwenden!

Was passiert, wenn jemand fehlt?

• Personen, die nicht in der Liste enthalten sind, verlieren ihre Zuordnung zu den Diensten
• Sie erhalten den Status „gelb“ (registriert, aber NICHT validiert)
• Über diesen Status können Sie diese Personen später finden und bei Bedarf entfernen

Gut zu wissen

✓ Umlaute in Namen (ä, ö, ü) bleiben in der Benutzerverwaltung des Schulcampus immer erhalten

1. Schulabgänger bearbeiten
   Welche Schüler verlassen die Schule?
   Grundschulen & Realschulen plus: Klasse 4, 9 und 10 → aus der Organisation entfernen
   Gymnasien & Berufsbildende Schulen: MSS 13 (oder MSS 12 bei G8) und abgeschlossene Bildungsgänge (BBS) → löschen (da Schulpflicht erfüllt)
   
2. Daten aus dem Bildungsportal RLP exportieren
   Gehen Sie in die Benutzerverwaltung des Bildungsportals
   Exportieren Sie alle aktuellen Schülerinnen und Schüler als CSV-Datei
   Ergebnis: 1 Datei („A“ im Bild oben)
   
3. Schuljahreswechsel in edoo.sys durchführen
   Wechseln Sie zu edoo.sys RLP.
   Führen Sie den Schuljahreswechsel für Lernende durch.
   Exportieren Sie dann die Lernenden mit den Berichtsschablonen aus edoo.sys, Sie erhalten eine weitere CSV-Datei („B“ im Bild oben).
   Wichtig: Umlaute (ä, ö, ü) müssen erhalten bleiben!
   
4. Datei vorbereiten und hochladen
   Dateivorbereitungstool nutzen:
   Erstellen Sie damit aus den beiden Dateien die endgültige CSV-Importdatei für die Schülergruppe („Neue CSV-Datei“ im Bild oben).
   In Schulcampus importieren
   Gehen Sie zur Benutzerverwaltung → „Importieren“
   Laden Sie die vorbereitete Datei für den Schuljahreswechsel hoch
   
5. Kontrolle durchführen
   Benutzer mit gelbem Status prüfen:
   Gelber Status = registriert, aber NICHT validiert
   Ihre Entscheidung: Entfernen? Wieder aufnehmen?

Das Tool verbindet zwei Dateien zu einer neuen Importdatei:

1. Exportdatei aus dem Bildungsportal (aktuelle Benutzer)
2. CSV-Datei aus edoo.sys RLP (Benutzer für das neue Schuljahr)

Ergebnis: Eine fertige Importdatei für den Schuljahreswechsel

Die drei Hauptfunktionen

1. Benutzergruppen anpassen
   Das Tool hilft Ihnen beim Schuljahreswechsel mit:
   Austritten (Schüler verlassen die Schule)
   Zugängen (Neue Schüler kommen)
   Befristeten Lerngruppen (zeitlich begrenzte Gruppen)
   
2. Fehleranalyse
   Das Tool prüft die Importdatei auf Fehler, bevor Sie sie hochladen → So vermeiden Sie Probleme beim Import!
   
3. Statuswechsel vorbereiten
   Das Tool bereitet die Zugehörigkeit zur Organisation vor → Wer gehört noch dazu? Wer nicht mehr?